Un responsabile della manutenzione svolge normalmente diversi compiti, tutti importanti, talvolta ripetitivi, spesso urgenti, e ciò richiede un tempo non trascurabile.
Alcune attività sono quindi eseguite con ritardi che impattano negativamente sull’efficienza
del reparto e sulla manutenzione nel complesso.
Avere un impianto ben codificato e le manutenzioni programmate non
basta: è anche necessario che le informazioni vengano trasmesse in azienda
velocemente, senza errori, senza supporti cartacei e che siano fruibili da
tutti con vari dispositivi.
Per semplificare il lavoro, Studio ARCHIMEDE ha sviluppato in MACHINA WEB varie funzioni eseguite automaticamente, evitando così ai responsabili molte attività manuali, risparmiando ore di lavoro ogni settimana.
Queste funzioni offerte dal modulo AUTOMATISMI sono utili a vari utenti:
- responsabili della manutenzione
- responsabili ufficio acquisti
- responsabili magazzino
- responsabili sicurezza
- responsabili qualità
Queste funzioni sono configurabili con molti parametri, e producono report da inviare via email a vari destinatari, ma non solo.
AUTOMATISMI aumenta quindi sensibilmente l’efficienza del reparto, garantendo l’interconnessione
tra tutte le aree aziendali, ed ottimizzando l’utilizzo degli operatori sul campo.
Fra le
funzioni più interessanti ed usate: l’invio di una Richiesta Intervento appena creata a
destinatari desiderati, l’invio di un Ordine a Fornitori dalla gestione ORDINI
A FORNITORI.
L’attivazione del modulo richiede la configurazione del server di posta, ma non richiede l’installazione di Microsoft Outlook o di altri programmi di posta elettronica.
Ogni automatismo presenta 4 sezioni:
- Condizione invio: permette di definire le condizioni che attivano l'esecuzione dell'automatismo.
- Mittenti / Destinatari: permette di definire il mittente e il/i destinatario/i delle email.
- Oggetto / Corpo: permette specificare la definizione dell'oggetto e corpo delle email.
- Informazioni Extra: permette di definire condizioni extra da valutare per l'esecuzione dell'automatismo e la definizione del nome dell'allegato. Inoltre visualizza i dati dell'ultima esecuzione dell'automatismo.
Alcuni
automatismi prevedono varie condizioni di invio:
È possibile ricevere un messaggio di conferma all’invio delle mail, abilitando
un apposito flag ove presente.
Oggetto: è possibile inserire l'oggetto, creato anche in modo dinamico dall'automatismo, ed un messaggio da inserire nella mail.
Ecco alcuni degli Automatismi disponibili
Invio schede ordini di lavoro dei prossimi giorni
L'automatismo può inviare settimanalmente a tecnici interni/esterni e ditte un allegato in PDF con le diverse schede ODL loro assegnate. Dovendo gestire vari tecnici ed attività assegnate, questa funzione fa risparmiare molto tempo e garantisce l'invio delle comunicazioni.
Invio elenco ordini di lavoro dei prossimi giorni
L'automatismo invia un elenco degli ODL come da analisi 'Ordini di lavoro in scadenza nei prossimi giorni'.
Dopo che un responsabile ha verifica il carico di lavoro dei suoi collaboratori per la settimana seguente, il programma gestisce l'invio delle attività da svolgere ai singoli incaricati. Il risparmio di tempo è notevole, con la certezza delle comunicazioni trasmesse.
Invio elenco ordini di lavoro Scaduti
L’automatismo invia l’elenco degli ODL scaduti, attivi ma non eseguiti, da
almeno N settimane.
Questa funzione agevola la verifica delle attività in ritardo da parte di tutti i tecnici convolti.
Invio scheda ordini di lavoro creato da lettura contatore o misurazione grandezza
L’automatismo invia la scheda dell’ODL quando viene creato
- Dal valore rilevato alla lettura di un contatore, per la presenza di un piano a contatore programmato sul bene e sul contatore
- Dalla rilevazione di valori di una grandezza esterna ai valori ammessi per il piano su condizione programmato sul bene
Questa funzione è particolarmente utile per le manutenzioni a contatore, quando la lettura dei contatori sia automatica e quindi la manutenzione deve essere informata della creazione di un nuovo ordine di lavoro.
Invio richiesta intervento dopo la creazione
L'automatismo invia in automatico le mail per una richiesta intervento (con stato presentata/attiva) appena inserita da computer, smartphone o tablet.I possibili destinatari delle mail possono essere i responsabili della manutenzione, i capireparto, i responsabili della produzione.
Funzione sempre utilizzata quando le richieste intervento vengono inserite dagli utenti, anche con smartphone, o direttamente create da segnali dalle macchine e quindi i tecnici della manutenzione devono essere informati dell'inserimento di una nuova richiesta per valutarla.
Invio richiesta intervento dopo l'assegnazione
L’automatismo viene utilizzato per notificare alle ditte esterne e ai tecnici interni la loro assegnazione ad una attività.Viene spedita una mail ogni volta che per una richiesta di intervento (in stato presentata, attiva, da valutare o valutata) si modifica il tecnico o la ditta a cui assegnare l’attività.
Invio elenco richieste intervento attive con giorni di ritardo
Questa funzione agevola la verifica delle richieste intervento in ritardo, perché il responsabile riceve automaticamente la segnalazione dei lavori non eseguiti.
Invio richiesta intervento dopo la evasione
Invio richiesta intervento creata da un Intervento Da Riprendere
Questa funzione informa i responsabili che un intervento è stato parzialmente chiuso e che verrà completato in seguito.
Invio richieste di acquisto / ordini a fornitori per valutazione all’ufficio acquisti
Automatismo per inviare la richiesta articoli ad un elenco di indirizzi email,
quali l’ufficio acquisti o responsabili, per la valutazione della richiesta
articoli e la successiva creazione di un ordine a fornitore.
Questa funzione accorcia l'iter di valutazione da parte dell'ufficio acquisti per una richiesta articoli, quando esso sia particolarmente carico di lavoro e per la valutazione possano passare vari giorni.
Invio ordine ad un fornitore
L’automatismo permette all’utente di inviare l’ordine (o preventivo) al fornitore con un click su un apposito tasto presente nella scheda dell’ordine.
Oltre al fornitore è possibile impostare un elenco di destinatari liberi.
In molti casi il reparto manutenzione ha l'autonomia di inviare ordini a fornitori, e questa funzione risulta particolarmente utile per trasmetter l'ordine velocemente e senza errori, mantenendo traccia dell'invio al fornitore.
Invio righi ordini a fornitori inevasi all’ufficio acquisti
L’automatismo spedisce un elenco con tutte le righe di ordini a fornitori non completamente evase.Attivando l’automatismo l’elenco verrà spedito giornalmente, ma è possibile impostare i giorni della settimana da includere, per poter escludere i sabati e le domeniche.
Funzione particolarmente utile per evidenziare all'ufficio acquisti i righi degli ordini inevasi.
Invio ricezione articoli ordinati ai richiedenti
L’automatismo permette di notificare ai richiedenti la ricezione degli articoli da loro richiesti.Invio elenco articoli sotto scorta
L'automatismo invia in automatico le mail al responsabile di tutti gli articoli sotto scorta.Invio richiesta prezzi articoli sotto scorta ai fornitori
L'automatismo invia in automatico le mail ai fornitori con gli articoli andati sotto scorta minima.Quando il reparto manutenzione può inviare ordini a fornitori, questa funzione risulta particolarmente utile per tenere aggiornati i prezzi degli articoli che potranno essere inseriti in un ordine, mantenendo traccia dell'invio al fornitore.
Creazione richieste di acquisto per articoli sotto scorta minima
L’automatismo crea periodicamente delle richieste di acquisto per gli articoli con giacenza in magazzino inferiore alla scorta minima impostata.L’automatismo non spedisce email, ma verranno create le richieste di acquisto che l’ufficio acquisti convaliderà, trasformerà in ordine.
È possibile impostare l’automatismo in modo che venga eseguito uno o più giorni della settimana, e anche un’orario.
Il risparmio di tempo che questa funzione rende possibile è notevole!